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第1　この要项は、公文书等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第27条の规定及び京都大学における法人文书の管理に関する规程(平成12年达示第12号。以下「规程」という。)第9条第2项の规定に基づき、京都大学大学文书馆(以下「大学文书馆」という。)における特定歴史公文书等(规程第3条第3项に定めるもの并びに法及び规程の施行の际、现に大学文书馆が保存する歴史公文书等(现用のものを除く。)をいう。以下同じ。)の保存、利用及び廃弃等(以下「利用等」という。)に関し、必要な事项について定める。

(歴史公文书等の受入れ)

第2　大学文书馆は、规程第9条第1项の规定により、大学文书馆に移管する决定がされた歴史公文书等について、当该保存期间が満了した日から可能な限り早い时期に受入れの日を设定し、当该歴史公文书等を受け入れるものとする。

2　大学文书馆は、前项の规定に基づき受け入れた特定歴史公文书等について、次の各号に掲げる措置を施し、及び原则として当该受入れの日から1年以内に排架を行うものとする。

(1)　生物被害への対処その他の保存に必要な措置

(2)　第5第1项の规定による识别番号の付与

(3)　第9第1项第1号に掲げる事由(以下「利用制限事由」という。)の该当性に関する事前审査

(4)　第8の规定による目録の作成

3　大学文书馆长は、特定歴史公文书等の利用が円滑に行われるようにするため、前项第3号の事前审査に係る方针その他必要な事项を定めるものとする。

第3　大学文书馆は、法人その他の団体(国及び独立行政法人等を除く。以下「法人等」という。)又は个人から特定の文书(図画及び电磁的记録(电子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては认识することができない方式で作られた记録をいう。以下同じ。)を含む。以下この项及び第28において同じ。)を寄赠又は寄託する旨の申出があった场合において、当该文书が歴史公文书等に该当すると认めるときは、当该文书を受け入れるものとする。

2　大学文书馆は、前项の规定に基づき受け入れた特定歴史公文书等について、寄赠又は寄託をした者の希望に応じ、利用の制限を行う范囲及びこれが适用される期间を定め、次の各号に掲げる措置を施し、及び原则として当该受入れの日から1年以内に排架を行うものとする。

(1)　生物被害への対処その他の保存に必要な措置

(2)　第5第1项の规定による识别番号の付与

(3)　第8の规定による目録の作成

第4　大学文书馆は、第2及び第3の规定に基づき受け入れた特定歴史公文书等に着作物、実演、レコード又は放送若しくは有线放送に係る音若しくは影像(第4において「着作物等」という。)が含まれている场合は、当该着作物等について、必要に応じて、あらかじめ着作者、着作権者、実演家又は着作隣接権者から着作者人格権、着作権、実演家人格権又は着作隣接権についての利用等の许诺や同意を得ること等により、当该特定歴史公文书等の円滑な利用に备えるものとする。

(特定歴史公文书等の保存等)

第5　大学文书馆は、特定歴史公文书等について、第28の规定により廃弃する场合を除き、その内容、保存状态、経过年数、利用の状况等に応じ、适切な保存及び利用を确保することができる専用の书库において、适切な记録媒体により、识别を容易にするために必要な番号等(以下「识别番号」という。)を付した上で、永久保存する。

2　大学文书馆は、前项の専用书库について、温度、湿度、照度等を适切に管理するとともに、防犯、防灾、防虫等のための适切な措置を讲ずるものとする。

3　大学文书馆は、特定歴史公文书等のうち电磁的记録については、その种别を勘案し、当该特定歴史公文书等を利用できるようにするために媒体変换その他の必要な措置を讲ずるよう努めなければならない。

(复製物の作成)

第6　大学文书馆は、特定歴史公文书等について、その保存及び利便性の向上のために、特定歴史公文书等の内容、保存状态、経过年数、利用の状况等を踏まえた复製物作成计画を定めた上で、适切な记録媒体による复製物を作成するものとする。

(个人情报漏えい防止のために必要な措置)

第7　大学文书馆は、特定歴史公文书等に个人情报(生存する个人に関する情报であって、当该情报に含まれる氏名、生年月日その他の记述等により特定の个人を识别することができるもの(他の情报と容易に照合することができ、それにより特定の个人を识别することができることとなるものを含む。)をいう。以下同じ。)が记録されている场合には、法第15条第3项に基づき、当该个人情报の漏えいの防止のために次の各号に掲げる措置を讲じなければならない。

(1)　书库の施锭その他の物理的な接触の制限

(2)　当该特定歴史公文书等に记録されている个人情报に対する不正アクセス行為(不正アクセス行為の禁止等に関する法律(平成11年法律第128号)第2条第4项に规定する不正アクセス行為をいう。)を防止するために必要な措置

(3)　大学文书馆の职员に対する教育?研修の実施

(4)　その他当该个人情报の漏えいの防止のために必要な措置

(目録)

第8　大学文书馆は、特定歴史公文书等の适切な保存を行い、及びその适切な利用に资するため、次の各号に掲げる事项について一つの集合物ごとに记载した目録を作成し、公表しなければならない。

(1)　分类及び名称

(2)　移管又は寄赠若しくは寄託をした者の名称又は氏名

(3)　移管又は寄赠若しくは寄託を受けた时期

(4)　保存场所

(5)　媒体の种别

(6)　识别番号

(7)　インターネットで利用することができるデジタル画像等の存否

(8)　利用制限の区分(全部利用、一部利用、利用不可又は要审査のいずれかを记载)

(9)　その他适切な保存及び利用に资する情报

2　前项の目録の作成に当たっては、法第16条第1项第2号イ若しくはロに掲げる情报又は同项第3号の制限若しくは同项第4号の条件に係る情报は记载しないものとする。

3　第1项の公表は、インターネットの利用、大学文书馆の閲覧室(以下「閲覧室」という。)に备え付ける方法等により行う。

(利用)

第9　大学文书馆は、特定歴史公文书等について利用の请求(以下「利用请求」という。)があった场合には、次の各号に掲げる场合を除き、これを利用させなければならない。

(1)　当该特定歴史公文书等に次に掲げる情报が记録されている场合

イ　独立行政法人等の保有する情报の公开に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情报公开法」という。)第5条第1号に掲げる情报

ロ　情报公开法第5条第2号又は第4号イからハまで若しくはトに掲げる情报

(2)　当该特定歴史公文书等がその全部又は一部を一定の期间公にしないことを条件に法人等又は个人から寄赠され、又は寄託されたものであって、当该期间が経过していない场合

(3)　当该特定歴史公文书等の原本を利用に供することにより当该原本の破损若しくはその汚损を生ずるおそれがある场合又は当该原本が现に使用されている场合

2　大学文書館は、利用請求に係る特定歴史公文書等が法第16条第1项第2号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が法人文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に法第11条第5項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　前项の时の経过を考虑するに当たっては、原则として、当该特定歴史公文书等が法人文书として作成又は取得されてから30年を超えて利用制限がなされないようにするものとする。

4　法第16条第1项第2号又は第4号に該当する場合であっても、同項第2号に掲げる情報又は同項第4号の条件に係る情報(以下次项において「利用制限情报」という。)が记録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、当该利用请求者に対し、当该部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当该部分を除いた部分に有意の情报が记録されていないと认められるときは、この限りでない。

5　前项の区分の方法は、次の各号に掲げる特定歴史公文书等の种类に応じ、当该各号に掲げる方法とする。

(1)　文书又は図画　当该特定歴史公文书等の写しを作成し、当该写しに记载されている利用制限情报を黒涂りする方法(ただし、利用请求者の同意があれば、利用制限情报が记载されている范囲を被覆する方法によることを妨げない。)

(2)　电磁的记録　当该记録の写しを作成し、当该写しに记载されている利用制限情报を消除する方法

(利用の请求)

第10　第9の利用を希望する者は、次の各号に掲げる事项を记载した利用请求书を大学文书馆に提出するものとする。

(1)　氏名又は名称及び住所又は居所并びに法人その他の団体にあっては代表者の氏名

(2)　利用请求に係る特定歴史公文书等の目録に记载された名称

(3)　利用请求に係る特定歴史公文书等の识别番号

(4)　希望する利用の方法(任意)

(5)　前号で写しの交付による利用を希望する场合は、第19第2项に定める写しの作成方法、写しを作成する范囲及び部数并びに写しの交付の方法(任意)

2　前项の利用请求书は、閲覧室に备えておくとともに、インターネットの利用等により公表する。

3　第1项の利用请求书の提出の方法は、閲覧室の受付に提出する方法、大学文书馆に邮送等する方法又は情报通信技术を用いて大学文书馆に送信する方法のいずれかによるものとする。この场合において、大学文书馆に邮送等する方法において必要な送料は、利用请求をする者が负担するものとする。

4　前项の邮送等又は送信の方法による利用请求については、当该利用请求书が大学文书馆に到达した时点で请求がなされたものとみなす。

5　第1项の规定により提出された利用请求书に形式上の不备があると认めるときは、利用请求をした者(以下「利用请求者」という。)に対し、相当の期间を定めて、その补正を求めることがある。

(本人情报の取扱い)

第11　本人(法第16条第1项第2号イの情報により識別される特定の個人をいう。以下第11において同じ。)から、当该情报が记録されている特定歴史公文书等について利用请求があった场合において、次の各号のいずれかに掲げる书类の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は财产を害するおそれがある情报が记録されている场合を除き、当该特定歴史公文书等につき当该情报が记録されている部分についても、利用させなければならない。

(1)　利用请求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の情报が记载されている运転免许証、行政手続における特定の个人を识别するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7项に规定する个人番号カード、出入国管理及び难民认定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に规定する在留カード、日本国との平和条约に基づき日本の国籍を离脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1项に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該利用請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの

(2)　前号に掲げる书类をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない场合にあっては、当该利用请求をする者が本人であることを确认するため大学文书馆が适当と认める书类

2　前项の规定にかかわらず、第10第3项の规定により邮送等又は送信の方法により利用请求をする场合には、前项第1号又は第2号に掲げる书类のいずれかを复写机により复写したもの及びその者の住民票の写しその他のその者が当该复写したものに记载された本人であることを示すものとして大学文书馆が适当と认める书类(当该利用请求をする日の前30日以内に作成されたものに限る。)を提出すれば足りる。

(第叁者に対する意见提出机会の付与等)

第12　大学文书馆长は、利用请求に係る特定歴史公文书等に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び利用请求者以外の者(以下第12において「第叁者」という。)に関する情報が記録されている場合には、当該特定歴史公文書等を利用させるか否かについての決定をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、次の各号に掲げる事項を通知して、法第18条第1项に基づく意見書を提出する機会を与えることがある。

(1)　利用请求に係る特定歴史公文书等の名称

(2)　利用请求の年月日

(3)　利用请求に係る特定歴史公文书等に记録されている当该第叁者に関する情报の内容

(4)　意见书を提出する场合の提出先及び提出期限

2　大学文书馆长は、第叁者に関する情报が记録されている特定歴史公文书等の利用をさせようとする场合であって、当该情报が情报公开法第5条第1号ロ又は第2号ただし书に该当すると认めるときは、利用させる旨の决定に先立ち、当该第叁者に対し、次の各号に掲げる事项を书面又は电子情报処理组织(大学文书馆の使用に係る电子计算机と通知等を受ける者の使用に係る电子计算机とを电気通信回线で接続した电子情报処理组织をいう。以下同じ。)を使用する方法により通知して、法第18条第2项に基づく意见书を提出する机会を与えなければならない。ただし、当该第叁者の所在が判明しない场合は、この限りでない。

(1)　利用请求に係る特定歴史公文书等の名称

(2)　利用请求の年月日

(3)　法第18条第2项の规定を适用する理由

(4)　利用请求に係る特定歴史公文书等に记録されている当该第叁者に関する情报の内容

(5)　意见书を提出する场合の提出先及び提出期限

3　大学文书馆长は、第1项又は前项の规定により意见书を提出する机会を与えられた第叁者が当该特定歴史公文书等を利用させることに反対の意思を表示した意见书(以下この项及び第21において「反対意见书」という。)を提出した场合において、当该特定歴史公文书等を利用させる旨の决定をするときは、その决定の日と利用させる日との间に少なくとも2週间を置かなければならない。この场合において、大学文书馆长は、その决定后直ちに、当该反対意见书を提出した第叁者に対し、法第18条第4项に基づき利用させる旨の决定をした旨及びその理由并びに利用させる日を书面又は电子情报処理组织を使用する方法により通知しなければならない。

(利用决定)

第13　大学文书馆长は、利用請求があった場合は速やかに、当該利用させることの可否の決定(以下「利用决定」という。)をしなければならない。ただし、利用制限事由の存否に係る确认作业が必要な场合その他の时间を要する事情がある场合は、利用请求があった日から30日以内に利用决定をするものとする。この场合において、第10第5项の规定による补正を求めたときは、当该补正に要した日数は、当该期间に算入しない。

2　前项の利用决定においては、利用请求のあった特定歴史公文书等ごとに、次の各号のいずれかを决定するものとする。

(1)　全部の利用を认めること(ただし、法第19条ただし书の规定に基づき写しを閲覧させる方法を用いる场合にはその旨を明记する。次号において同じ。)。

(2)　一部の利用を认めないこと。

(3)　全部の利用を认めないこと。

3　大学文书馆长は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、第1项の规定にかかわらず、同项ただし书に规定する期间を30日以内に限り延长することがある。この场合において、大学文书馆长は、利用请求者に対し、遅滞なく、延长后の期间及び延长の理由を通知するものとする。

4　大学文书馆长は、利用请求に係る特定歴史公文书等が着しく大量であるため、利用请求があった日から60日以内にその全てについて利用决定をすることにより事务の遂行に着しい支障が生ずるおそれがあると认める场合には、第1项及び前項の规定にかかわらず、当該利用請求に係る特定歴史公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定をし、残りの部分については相当の期間内に利用決定をすることがある。この場合において、大学文書館長は、当該利用請求があった日から30日以内(第10第5项の规定により补正に要した日数を除く。)に、利用请求者に対し、次の各号に掲げる事项を书面又は电子情报処理组织を使用する方法により通知しなければならない。

(1)　本项を适用する旨及び理由

(2)　残りの部分について利用决定をする期限

(利用决定の通知)

第14　大学文书馆长は、第13の利用决定をした场合、当该特定歴史公文书等の利用请求者に対して、次の各号に掲げる事项について记载した通知书(以下「利用决定通知书」という。)により当该利用决定の内容を通知しなければならない。

(1)　利用请求のあった特定歴史公文书等に関する利用决定の结果

(2)　利用请求书において请求した利用が认められない场合(法第19条ただし书の适用により原本の閲覧が认められない场合を含む。)はその理由

(3)　利用の方法

2　前项の利用决定通知书には、利用请求者が利用の方法を申し出るための书类(以下「利用の方法申出书」という。)を添付しなければならない。

3　第1项の通知は、閲覧室で行うほか、利用请求者の求めに応じ、利用决定通知书を利用请求者に邮送等する方法又は情报通信技术を用いて利用决定通知书を利用请求者に送付する方法により行うこともできる。この场合、邮送等する方法において必要な送料は、当该利用请求者が负担するものとする。

(开馆日)

第15　大学文书馆は、次の各号に掲げる日を除き、毎週月曜日から金曜日まで开馆する。

(1)　国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に规定する休日

(2)　年末年始(12月29日から翌年1月3日まで)

(3)　6月18日(创立记念日)

(4)　8月第3週の月曜日、火曜日及び水曜日

2　前項の规定にかかわらず、大学文書館長が必要と認めたときは、臨時に休館又は開館することがある。この場合において、大学文書館長は、原则として当該開館又は休館の2週間前までにその旨及び理由を公表しなければならない。

(开馆时间)

第16　开馆时间は、午前9时30分から午后5时までとする。

2　閲覧の申込みの受付は、午前9时30分から正午まで及び午后1时から午后4时30分までの间とする。

3　第1项の规定にかかわらず、大学文書館長が必要と認めたときは、開館時間を変更することがある。この場合において、大学文書館長は、事前にその旨及び理由を公表しなければならない。

(利用の方法)

第17　第9の利用は、文书又は図画については閲覧又は写しの交付の方法により、电磁的记録については次の各号のいずれかの方法により行う。

(1)　当该电磁的记録を専用机器により再生又は映写したものの閲覧、视聴又は聴取

(2)　当该电磁的记録を用纸に出力したものの閲覧又は交付

(3)　当该电磁的记録を电磁的记録媒体に复写したものの交付

2　前项の场合において、大学文书馆长が閲覧の方法によることにより当该特定歴史公文书等の保存に支障を生ずるおそれがあると认めるときその他正当な理由があると认めるときは、その写しを閲覧させる方法によることがある。

3　第1项の电磁的记録の利用の方法は、情报化の进展状况等を勘案して、利用者が利用しやすいものとする。

4　第1项の利用の方法は、利用请求者が利用请求书又は利用の方法申出书に利用の方法を记载し、大学文书馆に提出することにより指定するものとする。

5　前项の利用の方法申出书は、当该利用决定の通知があった日から30日以内に提出しなければならないものとする。ただし、利用请求者において、当该期间内に当该申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは、この限りでない。

6　利用の方法申出书の提出の方法については、第10第3项の规定を準用する。

(閲覧の方法等)

第18　第17の閲覧は、閲覧室内で行うものとする。

2　閲覧した特定歴史公文书等の返却は、閲覧室の受付において係员の确认を得て行うものとする。

3　前2項に定めるもののほか、閲覧室における特定歴史公文书等の利用に関し必要な事項は、大学文書館長が定めるところによる。

(写しの交付)

第19　特定歴史公文书等の写しの交付は、当该歴史公文书等の全部について行うほか、その一部についても行うことができる。この场合において、大学文书馆は、利用请求者に対し、具体的な范囲の特定を求めるものとする。

2　写しの交付は、当该特定歴史公文书等の媒体に応じて、次の各号に定める方法について、大学文书馆が指定した方法のうちから当该利用请求者が希望する方法により、実施するものとする。この场合において利用请求者は、併せて部数を指定しなければならない。

(1)　文书又は図画(法第16条第3项の规定に基づく利用のために作成された复製物を含む。)

ア　用纸に复写したもの

イ　スキャナ等により読み取ってできた电磁的记録

ウ　スキャナ等により読み取ってできた电磁的记録を用纸に出力したもの

エ　スキャナ等により読み取ってできた电磁的记録を光ディスク(日本产业规格齿0606及び齿6281に适合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に复写したもの

オ　スキャナ等により読み取ってできた电磁的记録を光ディスク(日本产业规格齿6241に适合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に复写したもの

(2)　电磁的记録(法第16条第3项の规定に基づく利用のために作成された复製物を含む。)

ア　用纸に出力したもの

イ　电磁的记録として複写したもの

ウ　电磁的记録として複写したものを光ディスク(日本产业规格齿0606及び齿6281に适合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に复写したもの

エ　电磁的记録として複写したものを光ディスク(日本产业规格齿6241に适合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に复写したもの

3　大学文书馆は、前2项の规定により写しの交付を行う范囲、方法及び部数に応じて、速やかに第20の规定に基づき手数料额を算定し、当该料金を利用请求者に通知するものとする。

4　大学文书馆は、前项の规定により通知した手数料の纳付を确认したのち、速やかに写しの交付を行うものとする。

5　写しの交付は、閲覧室の受付において行うほか、利用请求者の求めに応じ、利用请求者に邮送等する方法又は情报通信技术を用いて利用请求者に送付する方法により行うことがある。この场合、邮送等する方法において必要な送料は、当该利用请求者が负担するものとする。

(手数料)

第20　第19により写しの交付を受ける者は、料金表に基づき算出した手数料を次の各号のいずれかの方法により纳付しなければならない。

(1)　閲覧室の受付における现金纳付

(2)　本学が指定する银行口座への振込纳付(振込に係る手数料は、写しの交付を受ける者が负担するものとする。)

(审査请求)

第21　大学文書館長は、法第21条第1项に基づく審査請求があったときは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、法第28条第1项に基づく公文書管理委員会(以下「公文书管理委员会」という。)に法第21条第4项に基づく諮问をしなければならない。

(1)　审査请求が不适法であり、却下する场合

(2)　裁决で、审査请求の全部を认容し、当该审査请求に係る特定歴史公文书等の全部を利用させることとする场合(当该特定歴史公文书等の利用について反対意见书が提出されている场合を除く。)

2　大学文书馆长は、前项の諮问をしたときは、次の各号に掲げる者に対し、諮问をした旨を通知しなければならない。

(1)　审査请求人及び参加人

(2)　利用请求者(利用请求者が审査请求人又は参加人である场合を除く。)

(3)　当该审査请求に係る特定歴史公文书等の利用について反対意见书を提出した第叁者(当该第叁者が审査请求人又は参加人である场合を除く。)

3　第12第3项の规定は、次の各号のいずれかに该当する裁决をする场合について準用する。

(1)　利用させる旨の决定に対する第叁者からの审査请求を却下し、又は弃却する裁决

(2)　审査请求に係る利用请求に対する処分(利用请求に係る特定歴史公文书等を利用させる旨の决定を除く。)を変更し、当该审査请求に係る特定歴史公文书等を利用させる旨の裁决(第叁者である参加人が当该特定歴史公文书等を利用させることに反対の意思を表示している场合に限る。)

4　大学文书馆长は、公文书管理委员会から第1项の諮问に対する答申を受けた场合は、当该答申を踏まえ、遅滞なく裁决をしなければならない。

(利用の促进)

第22　大学文书馆は、法第16条において利用が认められている特定歴史公文书等について、第9から第14まで及び第17から第21までに定める方法のほか、简便な方法(次项に定めるものを除く。)により利用に供するよう努めなければならない。

2　前项に定めるもののほか、大学文书馆は、特定歴史公文书等のデジタル画像等の情报をインターネットの利用により公开すること等の方法により、积极的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

(展示)

第23　大学文书馆は、年度ごとに计画を定めた上で、展示会の开催、馆内の见学会その他の取组を行い、特定歴史公文书等の利用の促进に努めなければならない。

(贷出し)

第24　他の机関から学术研究、社会教育等の公共的目的を有する行事等において利用するために特定歴史公文书等の贷出しの申込みがあった场合その他大学文书馆长が特别の事情があると认めるときは、特定歴史公文书等を贷し出すことがある。

(原本の特别利用)

第25　大学文书馆は、原本の利用を认めるとその保存に支障を生ずるおそれがある特定歴史公文书等について、复製物によっては利用目的を果たすことができない场合その他原本による利用が必要と认められる场合は、别に定めるところにより、特に慎重な取扱いを确保した上で、利用者に対し特别に原本を利用に供することがある。

(レファレンス)

第26　大学文书馆は、特定歴史公文书等の効果的な利用を确保するため、レファレンスを行うものとする。ただし、鑑定の依頼、文书の解読?翻訳等、大学文书馆の业务として情报提供することが适当でないと认められる场合はこの限りでない。

2　前项のレファレンスに係る利用を希望する者の申込みは、开馆时间中は随时、口头、电话、书面その他の方法により、受け付けることができるものとする。

(移管元の组织等の利用)

第27　国立大学法人京都大学(以下第32第2项において「本学」という。)の役员又は职员が、その所掌事务又は业务を遂行するために特定歴史公文书等の利用を申し出る场合には、身分証の提示とともに、所定の利用申込书の提出を求めた上で、これに応じるものとする。

2　前項の規定により、利用の申出をする者が、大学文書館の外での閲覧を希望した場合には、第18の规定にかかわらず、30日以内を限度として、その閲覧を認めることがある。

3　前2项の场合において、大学文书馆长は、慎重な取扱いを确保した上でその利用に供し、又は当该利用に関し必要な条件を付すことができる。

(特定歴史公文书等の廃弃)

第28　大学文书馆长は、特定歴史公文书等として保存している文书について、劣化が极限まで进展して判読及び修復が不可能で利用できなくなり、歴史资料として重要でなくなったと认める场合には、法第25条に定めるところにより、当该文书を廃弃することができる。

2　大学文书馆长は、前项の规定に基づき特定歴史公文书等の廃弃を行った场合には、廃弃に関する记録を作成し、公表するものとする。

(保存及び利用の状况の报告等)

第29　大学文书馆长は、特定歴史公文书等の保存及び利用の状况について、法第26条に定めるところにより、内阁総理大臣に报告しなければならない。

2　大学文书馆长は、前项の报告のため、必要に応じて调査を実施するものとする。

(纷失等への対応)

第30　大学文书馆长は、特定歴史公文书等の纷失、误廃弃又は目録の重大な误りが明らかとなった场合は、その旨を直ちに内阁総理大臣に报告しなければならない。

2　大学文书馆长は、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を讲ずるとともに、その讲じた措置及び目録に必要な修正について、内阁総理大臣に报告しなければならない。

3　大学文书馆长は、前項の規定に基づき内閣総理大臣に報告した場合には、これを公表するものとする。

(利用等要项の备付等)

第31　この要项は、閲覧室に常时备え付けるほか、インターネットの利用等により公表し、一般の閲覧に供するものとする。

(研修の実施)

第32　大学文书馆は、その职员に対し、歴史公文书等を适切に保存し利用に供するために必要な専门的知识及び技能を习得させ、并びに向上させるために必要な研修を行うものとする。

2　前项に定めるもののほか、大学文书馆は、本学の职员に対し、歴史公文书等の适切な保存及び移管を确保するために必要な知识及び技能を习得させ、并びに向上させるために必要な研修を行うものとする。

3　大学文书馆は、前2项の研修の実施に当たっては、その必要性を把握し、その结果に基づいて研修の计画を立てるものとし、研修を実施したときは、研修计画の改善その他歴史公文书等の适切な保存及び移管の改善に资するため、その効果の把握に努めるものとする。

(実施规程)

第33　この要项に定めるもののほか、この要项の実施に関し必要な事项は、大学文书馆长が定める。

附则

附则(平成13年3月総长裁定)

附则(平成16年4月総长裁定)

附则(平成23年3月総长裁定)

附则(平成24年7月総长裁定)

附则(平成24年9月総长裁定)

附则(平成24年11月総长裁定)

附则(平成28年3月総长裁定)

附则(平成30年10月総长裁定)

附则(令和元年6月総长裁定)

附则(令和2年12月総长裁定)

附则(令和3年7月総长裁定)

附则(令和4年3月総长裁定)

附则(令和4年9月総长裁定)

附则(令和6年3月総长裁定)

附则(令和6年11月総长裁定)